Personeelsplanning maken

Eenvoudig plannen van personeel

Naast een deugdelijke urenregistratie, is het ook mogelijk om via Klokin jouw personeelsplanning te maken. Deze planning is standaard inbegrepen bij het basisabonnement, dus kun je hier volop gebruik van maken. De planning is voorzien van slimme snufjes, zodat het maken van een werkrooster heel snel gaat en je herhalende handelingen slechts 1 keer hoeft uit te voeren. Naast het feit dat dit veel tijd gaat besparen, levert het je een betrouwbare, efficiente en effectieve personeelsplanning op.

• Werken met een standaard rooster
• Uitzonderingen per dag instelbaar
• Filteren op vaste medewerkers en oproepkrachten
• Planning per afdeling
• Personeel plannen o.b.v. contracturen
• Mogelijk om alleen in te klokken indien ingepland
• Waarschuwing dubbel ingepland / verlof / ziekteverzuim
• Planning inzien in de WebApp voor medewerkers

We zullen hieronder enkele van deze functionaliteiten van de planning nader toelichten.

Planning voor personeel

Personeelsplanning is een cruciale activiteit voor elk bedrijf, ongeacht de grootte of de sector waarin ze actief zijn. Het proces van het bepalen van het aantal medewerkers dat nodig is om de bedrijfsactiviteiten uit te voeren en het plannen van de beschikbaarheid van medewerkers dient hierin optimaal te zijn. De effectieve personeelsplanning van Klokin helpt bedrijven om doelen te bereiken, kosten te besparen en de werknemerstevredenheid te verhogen.

Een belangrijk aspect van personeelsplanning is het bepalen van de juiste mix van vaardigheden en kwalificaties die nodig zijn voor de verschillende functies binnen de organisatie. Het is van vitaal belang om ervoor te zorgen dat er voldoende personeel beschikbaar is met de juiste vaardigheden en ervaring om aan de vraag van de organisatie te voldoen. Het is ook belangrijk om de beschikbaarheid van medewerkers te plannen, rekening houdend met zaken als ziekteverlof, vakanties en andere afwezigheden.

Een standaard rooster maken

Via de personeelsplanning van Klokin is het mogelijk om te werken met een standaard rooster / bezetting. Dat wil zeggen dat je een algemene planning maakt die voor een door jouw te bepalen periode geldig is. Hierin kun je kiezen om een wekelijkse bezetting te hanteren, maar het is ook mogelijk om te kiezen voor een meerwekelijkse planning in het geval van een 2-ploegen, 3-ploegen of zelfs 5-ploegen dienst. Hierbij gaat het dan om een rooster maken dat zich herhaalt met behulp van een nader in te stellen aantal weken. Dit is zelfs tot 10 weken instelbaar.

Wanneer je gebruikt maakt van een bezetting voor een planning, dan herhaalt deze bezetting zich binnen het werkrooster. Daarnaast kun je uitzonderingen maken op dag niveau, zonder dat dit de standaard bezetting beinvloedt. Stel dat een medewerker iedere woensdag werkt, maar in een bepaalde week niet kan werken, dan kun je de medewerker in die betreffende week uitroosteren. De medewerker is dan alleen voor die betreffende week uitgeroosterd. Vervolgens komt hij in de weken daarop weer gewoon terug omdat de standaard bezetting wordt gehanteerd.

Planning op basis van afdeling

Binnen de personeelsplanning is het eenvoudig om een planning te maken op basis van een afdeling. Via de selector in de planning zie je de afdelingen staan en kun je hier op filteren. Hierbij kun je ook meerdere afdelingen tegelijk selecteren, zodat je medewerkers met de juiste competenties ook kunt inzetten op andere afdelingen. Overigens worden met kleurcodes de medewerkers per afdeling geidentificeerd, zodat je in 1 oogopslag ziet welke mederwer je op welke afdeling kunt inplannen.

Je hebt de volledige vrijheid om een planning aan 1 of meerdere afdelingen te koppelen. Dit maakt jouw taak om een rooster te maken nog sneller en eenvoudiger! Stel nou dat er een medewerker op geen van de afdelingen staat, maar je hem of haar toch op de planning wilt hebben, ook dan kun je hem via de interne koppelingen alsnog op de planning plaatsen. Tevens kun je medewerkers planner maken, dan krijgen ze de rechten om medewerkers in te plannen. Hiermee kun je de planningstaken delegeren naar de betreffende teamleiders.

Planning voor een ploegendienst

Is er binnen jouw onderneming sprake van een ploegendienst? Dat kan een 2 ploegendienst, 3 ploegendienst, 4 ploegendienst of een 5 ploegendienst zijn. De wekelijkse herhaling kun je zelf instellen. Zo heeft een 5 ploegendienst vaak een repetitie van het werkrooster om de 10 weken. Dit is uiteraard op maat instelbaar via het planningssysteem. Heb je meerdere ploegen, dan is het ook mogelijk om een medewerker van een ploeg aan te wijzen als ploegleider. Deze ploegleider kan dan zaken als de planning, gewerkte tijden en verlofaanvragen afhandelen. Tevens kun je de ploegleider andere rechten geven zodat de HR functionaris minder werk heeft aan deze gerelateerde zaken.

Dit heeft een voordeel omdat de ploegleider vaak een goed beeld heeft van de vraag naar productie en het inplannen van het personeel hiervoor. Dit geldt ook voor de verlofaanvragen. Stel dat een medewerker een verlofaanvraag doet, maar er op dat moment al een aantal medewerkers op verlof staan, dan kan de ploegleider deze aanvraag afkeuren om op die manier toch aan de productieplanning te kunnen voldoen. Tevens kun je de ploegleider rechten geven om medewerkers toe te voegen, te bewerken en te verwijderen. Ook kan de ploegleider rechten krijgen om management informatie exports te maken, zodat hij gedetailleerde informatie heeft met betrekking tot het productieproces.

De planning in de WebApp

De planning is real-time beschikbaar voor de medewerkers in de WebApp. Dat wil zeggen dat indien er een (last-minute) wijziging doorgevoerd wordt in de pesoneelsplanning, dat deze direct inzichtelijk is voor de medewerkers in de WebApp. Overigens is het optioneel instelbaar om ook collegas te tonen in de WebApp zodat medewerkers onderling hun diensten kunnen ruilen, zodat dit niet via personeelszaken hoeft te lopen.

Mocht er trouwens een belangrijke mededeling zijn, dan kun je ook berichten sturen via het beheersysteem, waarbij de berichten in de WebApp te lezen zijn door de medewerker(s). Deze berichten kun je individueel sturen of naar een hele afdeling of ploeg.