Personeel App

Geef je personeel inzicht

Met de WebApp van Klokin bespaar je tijd op je administratieve afdeling door je personeel inzicht te geven in de informatie die voor hen van belang is. Hierdoor is het voor de medewerkers niet meer nodig deze informatie fysiek of via email of telefoon op te vragen bij de de HR afdeling. Ook kan er heel direct en specifiek gecommuniceerd worden naar één of meerdere medewerkers, naar afdelingen of iedereen vanuit de leiding via het ingebouwde berichten systeem. Op deze berichten kan je een leesbevestiging vragen en ze worden automatisch gearchiveerd.

• Gewerkte uren bekijken en tijdverzoeken sturen
• Opgebouwde vakantie over de gewerkte uren
• Vakantie en vrije dagen of dagdelen aanvragen
• Rooster inzien
• Het tijd voor tijd saldo inzien
• Mogelijkheid om in te klokken eventueel met geo locatie controle
• Beschikbaarheid doorgeven
• Berichten versturen eventueel met lees bevestiging van de medewerkers

We zullen hieronder enkele van deze functionaliteiten van onze personeel-app nader toelichten.

Gewerkte uren bekijken

Door het personeel rechtstreeks inzicht te geven in de door hen gewerkte uren kunnen ze zelf controleren of alles klopt. Hiermee voorkom je dat de medewerkers deze uren overzichten opvragen bij de administratie of HR-afdeling. Doordat je het handmatig afhandelen van deze verzoeken voorkomt bespaar je je administratieve medewerkers enorm veel tijd.

Omdat het personeel met de personeel-app overzichtelijk inzicht verkrijgt in de uren die uitbetaald worden voorkom je ook dat medewerkers achterdochtig worden of wel alle uren `geschreven` worden. Op deze manier draagt de personeel-app bij aan de tevredenheid van je medewerkers. Bovendien bespaar je je administratieve medewerkers een hoop repetitieve handelingen en gemopper.

In de personeel-app zie je per week de totaal geregistreerde uren staan. Je kan deze weken heel gemakkelijk openklappen om de tijden per dag te bekijken. Je kan gemakkelijk doorbladeren in je geschiedenis en je kan tot meer dan een jaar terug gaan. Mocht de tijd niet kloppen dan kan de medewerker een tijdverzoek sturen.

Een tijdverzoek sturen

Het kan gebeuren dat een medewerker het niet eens is met de tijden zoals ze in het systeem staan. Bijvoorbeeld doordat zijn of haar smartphone leeg was, vergeten was, of doordat een klokscherm tijdelijk geen verbinding had met internet. Als dat gebeurd kan de medewerker via de personeel-app een tijdverzoek sturen.

Bij het versturen van een tijdverzoek selecteer je eerst de dag. Als er op deze dag al een tijd in het systeem staat krijg je deze te zien. Indien er meerdere tijden gevonden worden dan kan je de juiste dienst selecteren. Vervolgens toont het systeem de tijd-van en de tijd-tot zoals die in het systeem staat.

De medewerker kan vervolgens een aangepaste tijd-van en tijd-tot ingeven. Ook kan er een andere afdeling, locatie of project worden gekozen. Als laatste geeft de medewerker in het veld opmerking de reden van dit tijdverzoek. Vanuit je administratie kan je overigens aangeven of deze opmerking verplicht is of niet.

Statussen van tijdverzoeken

Nadat je op de knop `stuur verzoek` klikt verschijnt het tijdverzoek in het blok Tijdverzoeken met de status `in behandeling`. Deze tijdverzoeken kan je openklappen, net zoals je bij de gewerkte tijden de weken en dagen kan openklappen.

Het tijdverzoek ligt nu ter beoordeling bij de administratie. Daar verschijnt het verzoek op het dashboard. Je kunt dit overigens ook overdragen aan een personeelschef of afdelingshoofd. De HR medewerker of afdelingchef klikt op het verzoek en krijgt meteen alle relevante informatie in beeld. De tijden zoals ze in het systeem staan, de tijden zoals ze volgens de medewerker horen te zijn en de verklaring van de medewerker.

Onder het verzoek van de medewerker staat een opmerking veld waarin de administratieve medewerker een verklaring kan geven voor de afhandeling van het verzoek. Dus als het verzoek afgekeurd wordt kan daar de reden van de afwijzing worden ingetypt. Vervolgens kan men het verzoek goedkeuren of afkeuren. Bij goedkeuring worden de tijden meteen gewijzigd in het systeem. De medewerker krijgt op zijn App te zien of het verzoek is goedgekeurd en de opgegeven reden.