Klokken met smartphone

In en uitklokken met een smartphone

In de WebApp van Klokin heb je de mogelijkheid personeel via hun smartphone te laten inklokken en uitklokken. Dit hoef je niet voor alle medewerkers aan te zetten maar kan je per medewerker toestaan. Zo kan je dit aanzetten voor bijvoorbeeld de medewerkers buitendienst, de afdeling distributie of je interieur verzorgers.

Op het moment dat een medewerker zich aanmeld in de personeel App en de optie `inklokken via smartphone` staat aan dan verschijnt er een extra knop in de App: `Inklokken`. Per medewerker kan je ook instellen of er geografische locatie bepaling moet plaatsvinden, zogenaamde geolocatie.

De locatie bepaling kan je laten samengaan met je projecten. Als we bijvoorbeeld kijken naar een schoonmaak bedrijf dan kan je projecten / locaties aanmaken in het systeem van Klokin. Je voert het adres in en je geeft de afstand waarbinnen medewerkers in en uit mogen klokken, laten we zeggen 20 meter. Je weet nu zeker dat je medewerkers daadwerkelijk op het project of de locatie aanwezig waren als er gewerkte tijden in het systeem staan.

• De medewerker is daadwerkelijk op de locatie als ze inklokken en uitklokken
• De uren worden netjes geregistreerd op het project
• Via de excel export kan je de uren per project uitdraaien en eventueel doorsturen naar de klant.

Project bepaling met geo locatie

Nadat een medewerker die via de smartphone mag gaan klokken zijn of haar smartphone heeft geregistreerd via de aanmeld procedure kan hij of zij gaan inklokken. Door op de knop `inklokken` te klikken wordt de locatiebepaling gestart en wordt er gezocht naar projecten die binnen de ingestelde afstand vallen.

Er zijn 3 situaties mogelijk

• Als er geen projecten binnen de afstand van de medewerker zijn dan wordt het dichtsbijzijnde project getoont met de afstand in meters.
• Indien er meerdere projecten zijn dan krijgt de medewerker de keuze op welk project hij of zij wenst in te klokken.
• Als er één project binnen de ingestelde afstand wordt gevonden dan wordt de medewerker ingeklokt.

Nadat er met de smartphone is ingeklokt toont de personeel App van de medewerker de locatie waarop is ingeklokt tesamen met de starttijd. Zodra men klaar is met het werk kan er weer op de knop worden geklikt. Men is dan weer uitgeklokt. Aansluitend kan men een extra project, bijvoorbeeld `Reistijd` aanmaken in het kloksysteem. De medewerker klokt uit op het project, klokt door op Reistijd en gaat op weg naar het volgende project.

Inklokken met de Personeel App via een smartphone is overigens ook prima te gebruiken zonder de locatie bepaling. Denk bijvoorbeeld aan chaufeurs die inklokken en uitklokken op reistijd. Ook voor thuiswerkers kan je beslissen dat deze controle niet nodig is.

Inklokken made easy

ALs je wilt beginnen met inklokken en uitklokken met de Personeel App via een smartphone dan vind je in het beheer systeem van Klokin een drietal wizzards of helpers die je alle noodzakelijke handelingen stap voor stap uitleggen. Je leert daarin het volgende

• Aanmaken en het juist instellen van je medewerkers
• Uitnodigen van een medewerker voor de Personeel App
• Het registreren van de smartphone als inklokscherm
• Projecten aanmaken en instellen als een geolocatie
• Het ontkoppelen van een medewerker aan het systeem

Bovendien vind je ook een aantal uitgebreide handleidingen die je laten zien wat je moet doen als je bijvoorbeeld de locatie permissie moet resetten als een medewerker de locatie permissie in de personeel App heeft geweigerd.

Met de uren export naar excel is de cirkel compleet. Je krijgt de uren per medewerker per dag per project in een mooie overzichtelijke excel file en je krijgt de totale uren per project. Het excel werkblad kan je eventueel zo door sturen naar de klant.